【Outlook】会社のメールを転送する設定方法

仕事

この記事は、会社のメールを自動転送して社外でもメールを確認する設定方法を書いています。

設定方法を画像付きで説明していますので、誰でも簡単に設定をすることができます。

一度設定してしまえば、ONとOFFの切り替えでいつでも解除することができます。

これから説明する、転送メール設定以外にも様々なルールを設定することができます。

今日はその中の転送メールの設定方法についてお話します。

是非試してみてください。

こんな人に読んでもらいたい

  • メールチェックをするために出勤をしている人
  • 出先でもメールを確認したい人

※こんな人は注意※

お勤めの会社のルールをよく確認した上で設定をしてください。

それではいってみよー

転送メールの設定方法

Outlookを開いた状態から設定方法を画像の手順で進めていきます。

画像開始

①Outlook左上の【ファイル】をクリックします。

②【仕分けルールと通知の管理】をクリックします。

③【新しい仕分けルール(N)】をクリックで選択して【OK】ボタンを押下します。

④【特定の人から受信したメッセージをフォルダーに移動する】をクリックして、項目が選択されているのを確認して【次へ】ボタンを押下します。

⑤【宛先】または[CC]が名前/パブリックグループの場合に【レ点】チェックをします。

⑥【名前/パブリックグループ】をクリックして会社で使用している自分のアドレスを入力します。

電話帳に自分のアドレスを登録していない人もいると思います。

直接入力で自分のアドレスを入力してください。

⑦アドレスの入力が終わったら【次へ】ボタンを押下します。

⑧【名前/パブリックグループへ転送する】に【レ点】チェックをします。

⑨【名前/パブリックグループ】をクリックして、転送先のアドレスを入力します。

⑩アドレスの入力が終わったら【次へ】ボタンを押下します。

⑪【例外条件】の設定が必要な人は設定してください。

例えば、

[差出人]が名前/パブリックグループの場合を除く
 ⇒差出人のアドレスを入力するとその差出人からのメールは転送されません

件名に特定の文字が含まれる場合を除く
 ⇒件名を自分で入力するとその文字が件名に含まれているとメールは転送されません

不要であれば、何もせずそのまま⑫【次へ】ボタンを押下します。

⑬この設定した仕分けルールのタイトルを自分で決めて入力します。

私の場合は休みの間だけ設定するのでそのまんまタイトルに入力しました。

⑭タイトルの入力が終わったら【次へ】ボタンを押下します。

さきほど入力したタイトルが表示されます。

⑮【適応】ボタンを押下して【OK】ボタンをクリックしたら設定完了です。

実際に転送されるかテストメールをしてみましょう

設定が終わったらテストメール

せっかく設定したのに転送されない?!ということがないように、テストメールを送って確かめてみましょう。

宛先は会社のアドレス(自分宛て)を入力して【送信】ボタンを押します。

転送先のアドレスに届いているか確認をします。

私はGmailを転送先にしています。

問題なく届いていました。

Q&A

設定解除方法

  1. 画像①②③の手順で開き、自分で設定したタイトルの先頭にあるレ点チェックを外す。
  2. 【適応】ボタンを押下して【OK】ボタンを押下する
  3. これで解除完了です

解除しなければ転送され続けます。

こんな使い方もできる

部署の移動により、次の人へ引き継ぐ場合

転送先を引き継ぐ人のアドレスにします。

引き継ぐ人をCCに入れたりもしますが、こういった使い方もあります。

引き継ぐ人はそれまでどんなメールのやり取りをしているかなんて実際やってみないとわかりません。

引き継ぐ期間も企業によっては様々だと思います。

仕事が忙しいとCCに入れ忘れもあるかと思います。

新入社員が入ってきたとき

私は新入社員が入社してくるときに転送メールを使用しています。

私宛に届くメールを新入社員のパソコンへ転送する設定をしています。

実際に使用してどうだったか聞いてみると

「どのようなやり取りのメールが届くのかを確認することができましたので、社内の状況も把握できました。このやり方は便利だと思います」

とても嬉しい感想をいただくことができました。

まとめ

長期連休などで会社に数日出勤しないことがある人は、転送メールを設定しておくことで会社から離れていてもメールをチェックすることができます。

新卒入社の人に実際使用しているメールのやり取りを掴むためにやってみたり。

一度設定してしまえば、ONとOFFで解除するだけ。

転送メール設定以外にも様々なルールを設定することができます。

今日はその中の転送メールの設定方法についてお話しました。

最後までお読みいただきましてありがとうございます。

おわに!

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