領収書の整理と保管から貼り付け方法を実際に処理している私が皆さんにおすすめしたい文具をいくつかご紹介します。
確定申告の時期が近づくとTwiterのタイムラインが「領収書」「整理」「終わらない」というキーワードがちょろちょろとつぶやいているのを見かけます。
仕分けする作業だけではなくてその後にも仕分けた後は入力したり、貼り付けたりなどもして。
私は会社の領収書を仕分けているのですが、はっきり言って苦手です。
苦手でも便利な文具を使って未来の私に楽をさせてあげるためにがんばっています。
その作業のなかで使用している文具ごとに私の活用法も書いていますので参考にしていただければ嬉しいです。
領収書を一時保管する
領収書専用のファイル
領収書の保管ファイルで便利なのは
- ファイルのサイズがA4
- 1ページ2段ポケット
- 全部で48ポケット
A5ヨコサイズの両面2段ポケットがついているファイルが1ページに2つポケットがついて、A5ヨコサイズのため公共料金の支払の領収書や利用明細書が入るサイズなので使いやすいです。
私の活用法—
私はこの領収書ファイルを画像のように領収書を仕分けています。
①ファイル1冊を1ヶ月分として、ポケットには日付ごとに分けて領収書を収納しています。
日付はテプラで作っています。
②翌月になったら、ポケットから領収書を取り出してパソコンで入力作業をします。
③入力作業が終わったら領収書を貼り付けています。
- ファイルの表紙に「何月分」か書く
- ポケットにはテプラを貼るか、マジックで日付を書いておくと良いです。
- 日付ごとに収納されているので他の日付が記載されている領収書と混在しないので良いです。
外注さんに頼んでいる場合は、ファイルを送るだけで済みます。
私は仕分けが一番苦手です。このファイルに日付ごとに保管しておくだけであの仕分け作業の辛さからは確実に抜け出すことができました。
領収書を貼り付けるとき
ノートはA4 ページ数は40P
通常よく使われているノートはB5サイズです。
領収書を貼り付け用としてノートはA4の40ページを使います。
ノートのサイズはB5でもA4でも構いません。
A4のほうがサイズが大きいので領収書が多く貼れます。
あとは他のノートと差別化ができるくらいです。
A4ページは40枚必要です。
なぜ40ページにこだわるのか私の活用法に書きました。
私の活用法—
ノート1冊を1ヶ月分として使います。
- 表紙をめくって1ページを1日分として日付をページの上部に書きます。
- 日付を書いたら今度は最終ページからも31日分書きます。
前からも後ろからも日付を書いていくのか？これは後ほど説明します。
領収書が出てきたら
- 前は現金で支払ったときに貼ります。
- 後ろはクレジットで支払ったときに貼る（Suica等でオートチャージしたのも後ろに貼り付ける）
日付を前からも後ろからも書いた理由は現金で支払ったものとクレジットで支払ったものを分けて貼り付けるからです。
クレジットをあまり使用しないのであれば、最終ページに貼り付けるだけでいいかもしれません。
後から調べる時にノートの最終ページを確認するだけで済みます。
日付×2を書くので30ページのノートだと足りないのと、1ページで収まらなかった場合も考えて40ページあると良いです。
以前の職場はノートに貼り付けて会計士さんに提出していました。
ページ番号を書くのがめんどくさいときの神アイテム
1ページずつ日付を書くのがめんどうなときはシヤチハタ ページナンバースタンプおすすめ
スタンプを押すたびに数字が自動で回転してくれますのでぽんぽん押すだけというとても便利なものです。
領収書用以外の用途でも活躍しています。
角まで塗りやすいスティックのり
コクヨのスティックのり四角タイプです。
のりが四角いなんて私という人類はなぜ気が付かなかったのでしょうか。
- シンプル
- 開けやすい
- 角まで塗りやすい
- 四角いので転がりにくい
こちらの存在を知ってからずっと使っています。
テープのり
スティックのりがちょっと苦手っていう人にはこちら
修正テープのような感覚でのりを付けてそのままペタっと貼ることが出来ます。
これを一度味わってしまうといつも使うのりに戻れません。
まとめ
領収書ファイルの日付ごとにどんどん収納します。
この作業を行うだけであの辛い仕分けからは解放されます。
ノートの前と後ろにも日付を書いて、現金とクレジットを分ける。
便利なスティックのりやテープのりを使うことで効率が上がります。
さいごに
領収書が出たらすぐにファイルに入れて、過去の自分をうんと褒めてあげます。
頑張ろう今のわたし。ありがとう過去のわたし。
最後までお読みいただきましてありがとうございます。
