この記事は会社勤めの私が取引先へ訃報の通知を実際に送った内容をお話しています。
後半は訃報の通知を受け取ったお話もしていますので最後までお読み下さい。
いつものよう領収書の整理をしているとLINEが複数回通知が鳴りました。
LINEを見ると会社のグループラインに通知が入っていました。
トークルームを見ると役員のお父様が亡くなられた訃報のお知らせとお葬式の日程が書かれた紙の写真が送られてきました。
確認しているところ社内の電話が鳴りました。
相手はLINEを送ってきた本人からで内容は、LINEに送った内容を取引先へ訃報の通知を出してほしいと言われました。
LINEの内容を口頭で確認し合い電話が終わると取引先へ送るメール、FAXを準備します。
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訃報の通知で送る内容
訃報の通知に記載する内容は葬儀屋に提出する紙を写真に撮ってLINEに送られてきたので、必要な情報が揃っていました。
コロナの影響もあり、家族葬を執り行うことになり弔電以外は辞退と記載がありました。
訃報の通知に記載する基本的な内容と今回の違いを表にしました。
訃報の通知に必要な項目
| 基本項目 | 今回 |
| 故人の名前、続柄 | 役員の実父 |
| 生年月日 | ●●●●年●●月●●日 |
| 死亡年月日 | ●●●●年●●月●●日 |
| 葬式の種類 | 家族葬 |
| 通夜の日程、場所 | ●月●日 ●●時 場所●●●● |
| 葬儀の日程、場所 | ●月●日 ●●時 場所●●●● |
| 宗派 | 家族葬なので無し |
| 喪主の名前、続柄 | ●●●●（妻） |
| 連絡先住所 | ●●住所●● |
| 連絡先電話番号 | ●●電話番号●● |
| 地図 | 家族葬なので無し |
訃報のお知らせ方法
- メール
- FAX
- 電話
メールでお知らせする場合
実際に私が送ったメールの内容を載せます。
【件名】
訃報のご通知（株式会社●●●●）
【本文】
お取引先各位
お世話になっております。
株式会社●●●●の●●でございます。
※このメールは一斉に送信しております。
この度、弊社●●肩書●● ●●名前●●の実父、●●故人の名前●●（ふりがな）儀、
かねてより療養中のところ●月●日 享年●●歳にて永眠致しました。
謹んでご通知申し上げます。
現状コロナウイルスで大変な状況ですので家族葬を執り行う事と致しました。
皆様のご負担になるのは故人の遺志にも反しますので弔電以外の弔問、香典、供花は辞退とさせて頂きます。
お通夜：●月●日（曜日）午後●●時●●分より
お葬式：●月●日（曜日）午後●●時より
〈葬儀場〉自宅
〈喪主〉 ●●名前●● 氏（●●続柄●●）
〈連絡先〉 ●●住所●●
電話 ●●－●●●●－●●●●
メールでのご連絡を失礼致します。
－－－－－－
署名
－－－－－－
必要な情報をメールに記載して取引先へ送りました。
FAXでお知らせする場合
ビジネス情報サイトbizocean（ビズオーシャン）
こちらのサイトで【訃報のお知らせ】テンプレートをダウンロードしました。
bizocean（ビズオーシャン）については別の記事でお話していますのでそちらをお読み下さい。
ダウンロードした書式に今回お知らせする内容を入力や追記をしてFAXを送りました。
送った相手の会社を記録としてノートやパソコンのtextなどに記録を残しておくと相手から連絡が入ってくるあるいはどこへFAXを送ったのか聞かれた場合に答えることができます。
電話でお知らせする場合
電話連絡は取引先と直接お会いしたことのある従業員が連絡しておりました私は担当していません。ですが、伝える内容はメール・FAXと同じ内容です。
訃報の電話を受けた場合の回答
ここからは、訃報の通知を受け取った場合の体験を書きます。
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電話で答えるとき
自分が訃報の電話を受けた場合には「この度は、誠にご愁傷様でございます。心からお悔やみ申し上げます」とお伝えします。
一般的な挨拶ですが、相手も他に電話をしなければいけない等のバタバタしている状況が電話先でも感じ取れますのであまり長く電話で話さないことです。
自分と直接関わりがなくとも気持ちを込めて伝えましょう。
メールで返信するとき
実際に私が返信をした内容を載せます。
株式会社●●●●
●● 様
●●●●の●●でございます。
確かに受け取りました。
●●様の●●様逝去の報に接し、
遅ればせながら衷心よりお悔やみ申し上げます。
しばらくは何かとお取り込み中かと思い
略儀ながらメールでのお悔やみとさせていただきました。
失礼の段何卒ご容赦下さい。
返信のお気遣いは不要でございます。
頂いた添付資料は、当社●●へお渡しいたします。
－－－－－－
署名
－－－－－－
添付資料というのは葬儀の場所や連絡先などが記載されています。
すぐ上司へ報告し添付資料を渡しました。
弔電を送ってほしいと言われたら用意します。
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さいごに
今回初めて訃報の通知を送る側になったお話を書きました。
訃報は突然やってきます。
訃報の通知を送る側も受け取る側も慌てず早めの行動をすることが大事だと学びました。
最後までお読みいただきましてありがとうございます。
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